Guide: Välj rätt ekonomisk förvaltare för din bostadsrättsförening
Att sitta i styrelsen för en bostadsrättsförening innebär ett stort ansvar. Man förvaltar ofta medlemmarnas största privata tillgång och kraven på korrekt bokföring och ekonomisk styrning är därmed mycket höga. För de allra flesta styrelser, som ofta består av lekmän, är därför valet av ekonomisk förvaltare ett av de viktigaste besluten att fatta.
Vad innebär egentligen ekonomisk förvaltning för en BRF?
Det handlar om att säkerställa att föreningen följer lagar och regler, att skatter och moms hanteras korrekt och att den löpande redovisningen ger en rättvisande bild av föreningens ekonomiska situation.
En professionell förvaltare sköter allt från löpande bokföring och leverantörsbetalningar till bokslut, årsredovisning och deklarationer. Därutöver ingår ofta hantering av lägenhetsförteckningen, som är ett lagstadgat krav där pantsättningar och ägarbyten registreras.
3 avgörande faktorer för att göra ett korrekt val
När ni jämför offerter är det lätt att fastna på kostnaden, men för att samarbetet ska fungera långsiktigt finns det andra parametrar som väger tyngre.
1. Kompetens och auktorisering
Bostadsrättslagen och skatteregler förändras löpande, och att välja en förvaltare som "kan bokföring" räcker därför inte alltid, personen måste kunna bostadsrättsföreningar specifikt.
Ett tips är att leta efter byråer med SRF-auktoriserade redovisningskonsulter. Det är en kvalitetsstämpel som garanterar att de har rätt utbildning, följer branschstandard (REX) och genomgår löpande kvalitetskontroller.
2. Personlig service kontra digitala verktyg
Idag erbjuder de flesta aktörer digitala portaler där styrelsen kan attestera fakturor och se finansiella rapporter i realtid. Detta är standard, och skillnaden ligger ofta i den personliga kontakten med er ekonomiska förvaltare.
För många föreningar är det guld värt att ha en dedikerad ekonom som känner till just er förening, er situation och historik. Ställ därför alltid frågan om vem ni kommer att prata med om ni har frågor.
3. Flexibilitet i uppdraget
Ingen förening är den andra lik. En liten förening kanske vill sköta det mesta själva och bara ha hjälp med årsredovisningen, medan en större förening vill ha mer omfattande förvaltning och hantering.
En bra leverantör ska kunna skräddarsy sitt uppdrag efter era behov, inte tvinga in er i färdiga paketlösningar som ni betalar för men inte nyttjar.
Stirra er inte blinda på prislappen
Det är lockande att välja det billigaste alternativet för att hålla nere föreningens kostnader. Men se upp för dolda avgifter.
Ställ därför frågor som:
- Vad kostar det om ni behöver ringa och ställa en fråga?
- Tar de extra betalt för utskrifter, porto eller extra stämmoprotokoll?
En något högre fast månadskostnad som inkluderar rådgivning och personlig service blir ofta billigare i det långa loppet än en billig aktör som fakturerar dyrt för varje extra sak. Kvalitet kostar, men trygghet är ofta värt priset i längden.
Vikten av lokalkännedom och nätverk
Marknaden för bostadsrätter ser olika ut i olika delar av landet. I storstäder är ofta belåningen högre, omsättningen på medlemmar snabbare och projekten mer komplexa.
För föreningar i Stockholm är det därför ofta en stor fördel i att välja en partner som har specifik erfarenhet av ekonomisk förvaltning i Stockholm, där marknaden och regelverken kan vara mer komplexa än på mindre orter.
En lokal förvaltare har ofta också ett upparbetat nätverk av tekniska förvaltare, jurister och hantverkare som ni kan dra nytta av om behovet skulle uppstå.
Checklista: Så går ni vidare med upphandlingen
Innan ni skriver på ett avtal, gå igenom följande steg på styrelsemötet:
- Behovsanalys: Vad vill vi göra själva och vad vill vi ha extern hjälp med?
- Kontrollera auktorisation: Är konsulterna auktoriserade via SRF?
- Boka fysiskt möte: Känns personkemin rätt med den tilltänkta ekonomen?
- Granska avtalet: Vad ingår i det fasta priset och vad tillkommer? Är bindningstiderna rimliga?
Utöver det så är det även ofta smart att be om tidigare referenser. Be om att få prata med en annan förening av liknande storlek som de förvaltar idag.